Obsługa magazynów
Magazyn to podstawowa jednostka podlegająca zarządzaniu w firmie usługowej lub produkcyjnej, której działalność wymaga większej ilości półproduktów, albo która sama wytwarza gotowe produkty. Istnienie i utrzymanie magazynu lub magazynów generuje znaczne koszty. Przyjrzyjmy się zatem, jak przebiega kalkulacja kosztów magazynowych.
Rodzaje magazynów
Warto zacząć od tego, że istnieje kilka rodzajów magazynów, szczególnie wyraźnie widać ich odmienność i specyfikę w przypadku większych firm. Magazyn zapasów przechowuje potrzebne do produkcji elementy. Charakteryzuje się on dużą pojemnością i jest przygotowany pod kątem produkcji. Istnieje także magazyn przeładunkowy. Ten rodzaj charakteryzuje się dużą sprawnością i płynnością przeładunków, dedykowany jest czynnościom związanym przede wszystkim z transportem.
Najbardziej istotny z punktu widzenia sprzedaży jest jednak magazyn dystrybucyjny - dostawczy lub wysyłkowy, który koncentruje się kolejno na przechowywaniu produktów i ich rozprowadzaniu, zbyciu. W zależności od zajmowanego terytorium i wielkości magazyny można podzielić również na lokalne, regionalne oraz centralne – taki podział znacznie ułatwia prace przedsiębiorstwom, które dystrybuują produkty na teren całego kraju (lub nawet poza niego).
Kalkulacja kosztów magazynowych z uwzględnieniem powyższych podziałów obejmuje przede wszystkim opracowanie kosztów związanych z gromadzeniem zapasów i towarów w odpowiednich warunkach oraz utrzymaniem budynków i pracowników obsługujących.
Programy magazynowe
Bardzo istotnym narzędziem do obsługi magazynów w firmie są specjalnie dedykowane dla tego rodzaju przedsiębiorstw programy magazynowe. Jednymi z najczęściej używanych funkcjonalności tego typu programów jest możliwość wydawania i drukowania dokumentów magazynowych takich jak na przykład popularne WZ-ki, czyli wydanie z magazynu, lub PZ - czyli potwierdzenia przyjęcia towaru do magazynu. Ponadto szereg innych druków, które potwierdzają i normują ruch towarów wewnątrz magazynu i poza jego obrębem.
Oprócz wymienionych funkcjonalności, programy magazynowe umożliwiają archiwizację, odpowiednie porządkowanie i segregowanie wydawanych dokumentów, co pozwala na szybkie ogarnięcie, zanalizowanie i usystematyzowanie nawet bardzo dużej ich ilości. Dzięki temu są one łatwo czytelne i przejrzyste, pozwalają na pierwszy rzut oka wyciągnąć pewne wnioski, wydobyć informacje, pozwalające na podjęcie konkretnego działania dopasowanego do stanu rzeczy, jaki jest obecny w magazynie.
Programy magazynowe pozwalają na wygodne zarządzanie nawet większą ilością budynków magazynowych, a także kilku powiązanych ze sobą przedsiębiorstw, dzięki czemu uzyskać można całościowy obraz skuteczności sprzedaży i działalności firmy.
W przypadku firm, w których obraca się dużymi ilościami towarów, staje się wręcz niemożliwe zapanowanie nad nimi bez pomocy takiego programu komputerowego – program magazynowy umożliwia uzyskanie dokładnej informacji na temat ich ilości, ilości towarów w poszczególnych magazynach, w wysyłce, zamówionych i w sprzedaży.