Artykuły

W dzisiejszym świecie ciągle brakuje nam czasu. Jesteśmy stale zajęci i jednocześnie nieustannie w głowie mamy listę zadań, których nie udało nam się wykonać. Pracujemy bardzo dużo, jesteśmy zmęczeni i brakuje nam czasu na odpoczynek czy bycie z rodziną. Czy da się przerwać ten zaklęty krąg? Okazuje się, że tak. Kluczem jest zmiana nawyków.

Jak poprawić, jakość naszego życia?

Życie w nieustannym pędzie nie daje nam spełnienia. Choć lubimy widzieć siebie, jako ludzi aktywnych to okazuje się, że jednocześnie potrzebujemy pewnej równowagi, czyli odrobiny wolnego czasu tylko dla siebie. Wielu z nas wydaje się, że nie da się tego wszystkiego zmienić, bo przecież musimy pracować, za coś utrzymywać dom, dzieci. Aby znaleźć klucz do rozwiązania tej sytuacji trzeba przeprowadzić coś, co nazywa się planowaniem odwrotnym. Chodzi o to, aby przez kilka dni, spisywać, co godzinę, najdalej dwie, co w minionym czasie zrobiliśmy. Te zapiski powinny być możliwie bardzo szczegółowe. Jeśli więc jest 10 rano spisujemy szybko, co konkretnie robiliśmy od wstania z łóżka i tak przez cały dzień. Zajęcie to jest dość żmudne i czasochłonne jednak na pewno się opłaci. Każdy taki dzień trzeba będzie jeszcze podsumować i policzyć na przykład ile czasu zajęły nam rozmowy telefoniczne, Internet, ile oglądanie telewizji, ile razy sprawdziliśmy maila itp.

W wolniejszym czasie, na przykład w weekend trzeba sobie zrobić analizę tych zapisków i wyciągnąć wnioski. Bardzo szybko okaże się, że o ile mieliśmy wcześniej konkretny plan na dany dzień, to w praktyce bardzo rozminął on się z rzeczywistością, bo na przykład wystąpiły sytuacje nieprzewidziane. Jednak główny powód, dla jakiego robimy planowanie odwrotne to możliwość sprawdzenia, na co niepotrzebnie tracimy czas. Zwykle będziemy zaskoczeni tym, że tak często otwieramy Internet i sprawdzamy pocztę albo wchodzimy na nieznaczące treści w telefonie. Okaże się też że za dużo czasu schodzi nam na przygotowywaniu się do wyjścia, za często się rozpraszamy i przerywamy jedną czynność inną albo za dużo czasu spędzamy na przygotowywaniu posiłków. Przykładowo osoba, która stwierdzi, że prace w kuchni zajęły jej ponad 3 godziny może zastanowić się czy nie lepiej postawić ja catering dietetyczny.

Planuj każdy dzień

Wieczorem warto zrobić sobie plan na następny dzień. Jego forma jest mało ważna, może to być zwykła karta papieru czy aplikacja w telefonie albo program w sieci Internet. Ważne by plan był realny i konkretny. Wybieramy nie więcej niż trzy ważne zadania do wykonania. Badacze już dawno stwierdzili, że im więcej zadań zaplanujemy tym mniejsza szansa na ich wykonanie. Zastanawiamy się, więc co jest dla nas w najbliższym czasie najważniejsze. Niezwykle istotne jest, aby oszacować ile te zadania nam zajmą i do tego czasu dodać margines około 30% czasu dodatkowego na nieprzewidziane okoliczności. W planie dnia należy także umieścić mniej istotne czynności jak spożywanie posiłków, zakupy czy dojazd, bo gdy tego nie zrobimy ulegamy złudzeniu, że mamy bardzo dużo czasu i niepotrzebne dodajemy kolejne zadania.

W czasie pracy skup się maksymalnie

Okazuje się, że 2 godziny pracy przy komputerze przy maksymalnym skupieniu jest dużo więcej warte niż pięć godzin luźnej pracy. Wystrzegaj się tej drugiej formy, bo tracisz nie tylko czas, ale i energię. Gdy mamy do wykonania pracę komputerową najpierw obmyślamy, co zrobimy, wyciszamy telefon, odłączamy Internet, rezygnujemy z telewizora i muzyki. W czasie takiej pracy dobrze jest skorzystać z metody Pomodoro i pracować w krótkich cyklach. Gdy założony czas pracy minie, kończymy, odpoczywamy i nie dokładamy sobie dodatkowych zadań.

Koncentracja na zadaniu jest ważna przy wszelkich innych pracach. Nawet, gdy wykonujesz sprzątanie to wyznacz sobie czas tylko na to. Przykładowo 30 minut na pochowanie zbędnych przedmiotów. W tym czasie odkładasz do szafek naczynia, ubrania, dokumenty, zdejmujesz pranie. Chodzi o to, żeby ani przez moment nie zajmować się niczym, co nie jest sprzątaniem. Spróbuj, a przekonasz się, że w czasie takich 30 minut wykonasz naprawdę dużo.

Zarządzanie energią zamiast czasem

Jest taka, teoria, która mówi o tym, żeby zarządzać własną energią a nie czasem. Chodzi tutaj o to, żeby pracować w godzinach swojej największej efektywności. To bardzo mądra metoda. Większość osób ma najwięcej energii od rana do godziny 15-ej. Należy, więc na ten czas planować najbardziej wymagające zadania. Dobrze jest także zadanie najtrudniejsze zaplanować na sam początek, bo z biegiem dnia będzie trudniej się za nie zabrać. Każdy z nas ma nielubiane zadania, które zwykle odkłada na potem. O takich nielubianych obowiązkach potocznie mówi się "zadania żaby". Chodzi wszak o to, aby takie zadanie połknąć jak najszybciej i nie przybierać się do niego bardzo długo. W sytuacji odwrotnej, gdy ciągle odkładamy to takie zadania piętrzą nam się niepotrzebnie, odbierają energię i rozpraszają nas. W tej grupie bardzo często znajdują się drobiazgi czyli zadania odkładane tylko dlatego, że nie wiemy co z daną rzeczą zrobić. Trzeba więc szybko obrać sobie strategie, na przykład znaleźć stałe miejsce dla przedmiotu, który nieustannie przekładamy.